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Como funciona a gestão de documentos no WebMail?

Compatível com MS Office e Open Office - Editar documentos em diferentes computadores e de diferentes maneiras nunca foi tão fácil. Documentos do Office podem ser abertos no MS Office ou no Open Office sem precisar baixá-los e então recarregá-los de volta quando fechados.

Crie, edite e revise documentos - Novos arquivos podem ser criados diretamente a partir do Cliente Web e salvos no ícone documentos, na barra vertical de ícones, à esquerda, bastando clicar na opção Criar Documento, na barra horizontal superior.

Lembre-se que você pode compartilhar sua pasta de arquivos/documentos facilmente com outros usuários e criar outras pastas de arquivos, bem como usar aquelas existentes em pastas públicas.

Vale ressaltar que na visualização de e-mails (quando o primeiro ícone, um envelope fechado, está selecionado na barra vertical de ícones), você pode visualizar outros tipos de itens, como documentos, calendário e contatos, bastando clicar no ícone Exibir Todos, na parte inferior da árvore de pastas, do lado esquerdo do sinal +.

Os documentos também podem ser renomeados diretamente na lista usando botão da direita em cima deles e a opção Renomear. Documentos em texto simples e documentos formatados (RTF) podem ser criados e editados dentro do navegador, conforme referenciado anteriormente. Ao abrir um documento ou editá-lo, o mesmo será aberto no respectivo programa (ex: Microsoft Word) através do protocolo CalDAV e você será indagado se permite acesso ao mesmo, bem como deve clicar no botão de editar documento, após o mesmo ser aberto.

Se desejar ser a única pessoa que pode editar um documento, você pode simplesmente “bloqueá-lo”, clicando no ícone de chaves, na barra de opções ao topo, ou clicar com o botão da direita no arquivo e escolher Travar. Outros usuários com acesso ao documento verão o ícone do cadeado ativado por você e não serão capazes de abrí-lo.

O Cliente Web agora salva automaticamente todas as edições antigas de um documento em que você está trabalhando, e exibe um histórico de revisão na janela de visualização (o ícone de pré-visualização de documentos fica na barra superior, do lado direito da lixeira), ou clicando com o botão da direita no arquivo e escolhendo Propriedades do Documento. Cada revisão inclui a data, hora, nome do usuário e comentários. Para configurar a revisão, acesse Arquivo – botão da direita Fazer revisão ou selecione, de forma fixa, em Opções – Calendário – Principal – Habilitar revisões automáticas de documentos.

Os usuários podem configurar notificações de e-mail quando um documento está sendo alterado, bastando clicar com o botão da direita no documento e escolher Notificar mudanças. Assim mesmo as pessoas de fora da sua equipe que não têm permissão para editar o documento, podem lê-lo se tiverem interesse.

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  1. Flávio Zarur Lucarelli

  2. Publicado
  3. Atualizado

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