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Como configurar Free/Busy (Disponível/Ocupado) para agendar eventos e verificar disponibilidade de usuários?

Se você deseja verificar a disponibilidade de todos outros usuários participantes de um evento, é necessário usar o recurso de Free/Busy (Disponível/Ocupado). Este recurso permitirá verificar a disponibilidade de um usuário para determinado evento, no momento em que você está para enviar o convite para participação no evento. Dessa forma, você consegue facilmente planejar e gerenciar reuniões e seus respectivos participantes.

Isso é feito automaticamente quando se usa o Cliente Web Pro (disponível desde a versão 9.4 do IceWarp Server), Cliente Desktop IceWarp e no Thunderbird via Lightning. O Outlook, visto mais adiante, requer uma configuração especial, a não ser que use o Conector Outlook.

Antes de mais nada, efetue login ao Cliente Web Pro e, do lado esquerdo (árvore de pastas), clique em [Calendário].

Crie um evento (duplo clique em algum horário ou botão da direita em uma lacuna do calendário e escolha [Novo]). Na aba [Agendamento], você verá a possibilidade de convidar usuários a partir do seu livro de endereços ou simplesmente adicionando endereços de e-mail manualmente. No exemplo a seguir, convidamos o usuário "User". Como você pode notar, há uma faixa azul escura iniciando às 19:00h, indicando que o usuário "User" já possui algo agendado nesse horário e está ocupado. Note também que o usuário "User1" foi convidado e está disponível.

O espaço em azul claro indica o horário comercial e o espaço rosa indica fora do horário comercial (definido em Opções/Calendário/Principal).



Portanto, ao usar o Cliente Web Pro, não é necessário configurar nada para que a funcionalidade de Free/Busy esteja funcional. O recurso funciona automaticamente, contanto que o serviço GroupWare esteja ativado e em execução.

Adicione participantes clicando em Adicionar Novo e informe e-mail dos mesmos.

A caixa de seleção Enviar convite para todos os participantes fica marcada por padrão, portanto, assim que clicar em OK para criar o evento, participantes receberão um convite.

Os participantes recebem um e-mail com link e, caso clique no mesmo, o evento será automaticamente adicionado ao seu calendário ou Outlook.

Para usuários do Outlook

Se você é usuário do Outlook, será necessário configurar o mesmo para que conecte ao IceWarp Server e verificar as informações de Free/Busy dos usuários, a não ser que tenha instalado o Conector Outlook, caso no qual tal configuração é desnecessária.

Agora, vamos configurar o Outlook para que consiga obter informações de Free/Busy a partir do IceWarp Server.

Abra o Outlook e acesse [Ferramentas, Opções, botão Opções de Calendário, botão Opções de Disponibilidade].

Veja o campo "Pesquisar local" (Search field), referenciado na tela abaixo.

No campo "Pesquisar local", informe a URL abaixo. Você precisa especificar a URL com seu domínio, porém todo restante precisa estar conforme indicado.

http://mail.test.com/freebusy/?%NAME%@%SERVER%

Exemplo prático: http://mail.dominio.com.br/freebusy/?%NAME%@%SERVER%

A partir de agora, o Outlook deve exibir corretamente disponibilidade de usuários quando você agendar eventos.

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  1. Flávio Zarur Lucarelli

  2. Publicado
  3. Atualizado

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